Controle de documentos (parte 3)

Documentos que não são revisados há anos? Demora vários minutos para achar um simples manual? Não sabe pra quem deve enviar a atualização? Tenha certeza de que você não é o único!

No último post falei sobre a padronização de documentos e mostrei um modelo que pode ser usado para este fim. O texto de hoje é sobre o controle propriamente dito.

Há várias formas de se fazer o controle, acredito que a forma mais fácil de fazê-lo é através de uma planilha de controle de documentos.

Eu costumo utilizar essa ferramenta para facilitar o acesso a alguns dados sobre os manuais e outros tipos de documentação. As informações contidas nelas vão depender muito da necessidade da empresa. Segue abaixo alguns pontos que podem ser inseridos na planilha:

Identificação do documento

É importante que se identifique o documento. Usar o nome e o seu código é importante. No último texto eu falei sobre como criar código para identificar os documentos.

Responsável

Podemos informar o responsável pelo documento, assim saberemos com quem temos que falar, caso se tenha uma necessidade de atualização do mesmo.

Partes interessadas

Ao informarmos por quem será usado o documento, saberemos a quem devemos informar quando o mesmo for atualizado. Assim podemos evitar que mais de uma versão seja utilizada ao mesmo tempo.

Versão

É interessante que se coloque a versão atual do documento pelo motivo supracitado.

Pode-se também colocar o período de atualização do documento (anual, bienal…) e quando foi a última revisão e quando será a próxima.

Link

Caso o documento seja virtual, você pode optar por colocar um link para que, ao ser clicado, ele abra o próprio documento. Se o documento for impresso, pode-se colocar o local em que o mesmo se encontra.

O mesmo pode ser feito para a visualização das versões anteriores.

Planilha modelo

Para um melhor entendimento, criei uma planilha do Excel com um modelo. Clique aqui para baixar.

 

Série: Controle de documentos

Leia também os outros textos da série:


Foto retirada do Google, autor desconhecido.

2 comments

  1. [...] Texto 3: Controlando documentos em uma planilha do excel. [...]

  2. [...] Texto 3: Controlando documentos em uma planilha do excel. [...]

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